2.1.Comptabilité des fabriques d’église

Le conseil de fabrique, dont la mission essentielle est de gérer les biens et finances de la paroisse en vue d’assurer le bon exercice du culte sur le plan matériel, doit tenir une comptabilité reflétant cette gestion de manière complète et précise.

En apposant leur signature sur les comptes annuels, les membres du conseil engagent leur responsabilité en attestant la sincérité et la régularité de ces comptes.

Le trésorier est plus spécialement chargé d’encaisser les recettes, de régler les dépenses et de procéder à leur enregistrement comptable, mais il n’agit que sur les directives et sous le contrôle du conseil et du bureau.

A la fin de chaque année ou au début de la suivante, il appartient au bureau d’établir et de faire approuver par le conseil le budget prévisionnel des dépenses et des recettes de l’année à venir.

Le trésorier s’assure, tout au long de l’année, que les opérations réalisées se maintiennent dans le cadre de ce budget. Au cas où surviendraient des dépenses imprévues ou dépassant les prévisions, et au cas où les recettes s’avéreraient insuffisantes, il en informe aussitôt le bureau qui, après consultation du conseil s’il y a lieu, lui donne les directives nécessaires. A chacune des réunions trimestrielles du conseil, le trésorier rend compte succinctement de la situation : dépenses, recettes, trésorerie.

Journal

Le trésorier doit enregistrer régulièrement sur un journal les opérations, au fur et à mesure qu’elles se produisent.

La comptabilité doit être tenue en partie double selon les règles comptables et permettre l’établissement du compte de résultats et du bilan conformément aux états mis au point par l’Archevêché et qui sont téléchargeables sur le site du diocèse à la rubrique « Documentation ».

Le logiciel ZACHEE conçu et mis au point par le CDAT à l’usage des Fabriques et des Menses répond à toutes les exigences d’une tenue régulière de la comptabilité dans le respect du plan comptable spécifique établi par arrêté ministériel du 4 juin 1993.

Il permet également l’édition automatique des états destinés à l’Archevêché pour être visés par les réviseurs aux comptes et offre de multiples autres services ; son utilisation est fortement recommandée.

Mais il est aussi de la responsabilité du Conseil de fabrique de s’assurer de la bonne tenue des comptes par le Trésorier en procédant au rapprochement des soldes bancaires figurant sur les extraits avec les soldes figurant en comptabilité et en procédant à un examen critique des comptes avant d’accorder le quitus.

Les réviseurs aux comptes répondent à toutes les questions comptables à l’adresse : reviseur@archeveche-strasbourg.fr

Pièces comptables

Les documents justificatifs des opérations enregistrées en comptabilité (factures, reçus, extraits de comptes, etc…) doivent être classés et conservés de façon à permettre toutes recherches ou vérifications ultérieures.

Comptes annuels

Lorsque les opérations ont été régulièrement enregistrées sur le journal, le report des totaux des fiches de comptes individuels sur les pages 2-3 et 4 des imprimés de comptes annuels se fait aisément.

A la page 5 doivent être indiqués les soldes au 31 décembre des comptes banques, CCP et caisse, tels qu’ils apparaissent sur les extraits ou livrets de compte, ainsi que le détail des titres de placement. Au cas où des opérations enregistrées dans les comptes de gestion de la fabrique n’auraient pas encore été comptabilisées au 31 décembre par les banques ou CCP, il y a lieu d’utiliser les comptes créditeurs divers ou débiteurs divers. (Il est toutefois plus simple d’éviter de faire des versements ou de tirer des chèques les tout derniers jours de l’année.)

Le bilan permet de s’assurer de l’équilibre d’ensemble et de connaître la composition du patrimoine.

Les trésoriers doivent être en mesure d’établir les comptes annuels dès le mois de janvier, et de les faire approuver par le conseil à la séance du 1er trimestre de l’année

Les comptes de l’année écoulée, avec le budget de l’année suivante, sont à envoyer à l’archevêché avant le 31 mars, en 2 exemplaires, dont 1 est retourné approuvé à la paroisse pour classement dans les archives de la fabrique.

Les fabriques ne sont tenues d’utiliser que les comptes qui leur sont nécessaires ; elles peuvent créer des comptes supplémentaires en cas de besoin.